É comum acumularmos faturas e recibos em casa: desde os talões do supermercado até a fatura do telemóvel novo ou o recibo da farmácia. Muitas vezes, a tentação é deitar fora tudo o que acumulamos, mas é importante saber que nem todas as faturas podem ser descartadas. Neste artigo, explicamos o que é realmente necessário guardar e por quanto tempo.
Primeiro, independentemente da compra, deve sempre solicitar uma fatura com o seu número de contribuinte. Além de ser essencial para a dedução de despesas no IRS, esta prática oferece outros benefícios fiscais: pode recuperar 15% do IVA de despesas como passes mensais, alojamento, alimentação ou reparações, e ainda participar na Fatura da Sorte, que oferece prémios como Certificados do Tesouro.
Em relação às faturas, existem diferentes recomendações sobre o tempo de guarda, dependendo do tipo de produto ou serviço. Algumas faturas podem ser descartadas após serem validadas no portal e-Fatura, enquanto outras devem ser conservadas por mais tempo.
Quanto Tempo Devo Guardar as Faturas?
6 Meses
As faturas de serviços essenciais, como água, luz, gás e telecomunicações, devem ser guardadas por seis meses, já que este é o prazo dentro do qual as empresas podem cobrar os consumos. Se for cobrado algo fora deste prazo, não tem obrigação de pagar.
Seis meses também é o tempo recomendado para guardar faturas de alimentação e alojamento.
1 Ano
Guarde por um ano as faturas relacionadas com obras ou serviços realizados em sua casa, como as de canalizadores, eletricistas ou pintores. Este é o período de tempo para poder reclamar problemas ou defeitos.
2 Anos
Faturas de serviços de manutenção ou reparação de automóveis, bem como aquelas de profissionais liberais (médicos, advogados, contabilistas, etc.), devem ser guardadas durante dois anos. Este é o período dentro do qual pode apresentar queixas ou reclamações.
3 Anos
Guarde as faturas de bens móveis, como eletrodomésticos, móveis ou telemóveis, por três anos, pois é normalmente o prazo de garantia. Se tiver adquirido uma extensão da garantia, deve manter também esse comprovativo.
As faturas de despesas de saúde também devem ser guardadas por três anos, visto que é o tempo que as entidades públicas têm para cobrar dívidas.
4 Anos
As faturas inseridas manualmente no portal e-Fatura devem ser guardadas por quatro anos. Durante este período, as autoridades fiscais podem solicitar a comprovação das despesas.
5 a 10 Anos
Comprovativos de pagamento de rendas e condomínio devem ser mantidos durante cinco anos. No caso de proprietários de imóveis, as faturas de serviços relacionados com empreitadas devem ser guardadas por cinco ou 10 anos, dependendo do tipo de reparação ou obra realizada.
Para as Empresas
As empresas têm prazos de guarda ainda mais longos: as faturas relacionadas com o apuramento de IVA devem ser conservadas por 10 anos, e os documentos de suporte ao IRC por 12 anos.
Dicas para Organizar e Guardar Faturas
Com o tempo, os talões e recibos vão-se acumulando. Por isso, é fundamental ter uma estratégia para manter tudo organizado.
Se preferir manter as faturas em papel, uma boa prática é usar uma pasta de arquivo por ano, com separadores divididos por categorias (ex.: saúde, educação, automóvel, casa, etc.). Regularmente, pode fazer uma revisão e deitar fora aquelas que já não são necessárias, conforme os prazos indicados.
Outra opção é digitalizar as faturas, especialmente no caso dos talões, que com o tempo podem perder a tinta. Depois, pode guardar as imagens no seu computador, num disco externo ou na cloud, utilizando o mesmo sistema de categorias para facilitar o acesso.
