As plataformas de trabalho online para gestão de equipas e de tarefas são cada vez mais essenciais. Conheça as mais populares.
Atualmente, há várias plataformas de organização e gestão de equipas de trabalho. Algumas são pagas, mas existem muitas gratuitas. Estas ferramentas online permitem organizar, gerir, distribuir e acompanhar as tarefas e atividades da sua equipa de trabalho de forma mais simples, fácil e prática.
Através do browser ou de apps móveis, pode adicionar projetos e utilizadores para, assim, ficarem todos conectados. O gestor atribui as tarefas aos respetivos membros, os quais devem indicar na plataforma se a atividade está ou não concluída. Depois, o sistema produz relatórios que permitem avaliar os índices de produtividade de toda a equipa. Algumas destas plataformas permitem a integração de outros serviços, como o Gmail, o Outlook, o Slack ou a Dropbox.
Não importa a dimensão do seu projeto ou equipa. Estas plataformas de trabalho são uma mais-valia para quem trabalhe em equipa.
Benefícios das plataformas de trabalho
Apesar de cada plataforma de gestão de tarefas ter as suas vantagens e desvantagens, no geral, todas são bastante completas e capazes de auxiliar o processo de coordenação e monitorização de uma equipa de trabalho.
As versões de teste, os planos gratuitos ou mais económicos e as apps móveis podem apresentar algumas restrições em termos da disponibilização de determinadas funcionalidades. Contudo, são diversas as opções disponíveis no mercado e, seguramente, alguma dará resposta às suas necessidades.
Certo é que os benefícios de usar estas ferramentas são mais que muitos. Se ainda tem dúvidas, confira os mais importantes.
Reduzir custos
No contexto de uma empresa ou de um projeto, estas plataformas ajudam a economizar na comunicação entre os membros da equipa (nomeadamente em deslocações físicas) e no tempo despendido nas tarefas, aumentando assim a produtividade.
Aumentar a produtividade
O uso destas ferramentas tecnológicas permite a exibição de dados mais precisos e claros. Isso facilita o trabalho dos membros da equipa, tornando-os mais produtivos.
Incrementar a competitividade
Estas ferramentas ajudam a tornar a equipa mais competitiva, controlando melhor o trabalho e gerindo mais eficazmente o capital humano.
Ser seguro
Estas plataformas estão construídas de modo a garantir toda a segurança dos dados pessoais dos membros da equipa, sendo uma melhor alternativa a outros métodos de partilha de informações.
Organizar documentos
Estas ferramentas permitem organizar e armazenar documentos de forma prática e segura, facilitando a pesquisa e evitando a perda de dados.
Criar relatórios
Uma das grandes vantagens destas plataformas é produzirem relatórios em tempo real, bastando fazer o cruzamento de dados armazenados na ferramenta.
Poupar tempo
Estas ferramentas de gestão ajudam não só a gerir o pessoal e as equipas, como também o tempo investido. Com o seu uso, sobra mais tempo para dedicar à definição de novas estratégias e ideias para o seu negócio.
Registar performance
Muitas destas plataformas registam e permitem analisar a performance dos vários membros da sua equipa, o que é vantajoso para a gestão dos recursos humanos da sua empresa. Em algumas delas, é até possível criar um “alerta de produtividade”.
Acompanhar a evolução
Os membros da equipa também beneficiam do uso destas plataformas de trabalho, uma vez que permitem acompanhar a evolução pessoal e oferecem uma noção mais exata daquilo que cada um fez; que cada um tem para fazer; e o que é mais prioritário ou está em falta.
Exemplos de plataformas de trabalho
Trello
Esta é uma das plataformas digitais mais usadas no momento. Na app ou no browser, os utilizadores podem criar, organizar e estabelecer prioridades para as tarefas mais urgentes. A linguagem é intuitiva e flexível. Esta é uma excelente ferramenta para trabalhar em equipa, pois permite a colaboração de vários membros. O Trello é suportado pela framework Kanban e apresenta-se como uma solução prática para acompanhar o desenvolvimento das atividades inerentes a um determinado projeto.
Conheça melhor o Trello no site oficial.
Asana
Outra possibilidade é a Asana. Esta plataforma também permite organizar e gerir planos e projetos da sua equipa. É uma ferramenta muito útil para conectar todos os utilizadores em torno de objetivos comuns.
A sua interface é muito simples e prática de usar, sendo possível definir tarefas, estabelecer prioridades, fazer relatórios, partilhar afazeres, entre outras funcionalidades. As atividades podem ser complementadas com comentários, notas ou anexos. Esta ferramenta é gratuita até 15 utilizadores.
Conheça melhor a Asana no site oficial
JIRA
Esta plataforma tem evoluído e é mesmo uma das mais utilizadas no nosso país. O JIRA possibilita a gestão de vários projetos em simultâneo e a criação de gráficos e relatórios detalhados. A ferramenta é suportada pelas frameworks Kanban ou SCRUM e disponibiliza APIs de integração com outras plataformas. Além disso, está disponível online e em apps móveis.
Conheça melhor o JIRA no site oficial.
Basecamp
Esta é uma plataforma de gestão de projetos muito conhecida e que facilita bastante a comunicação entre os membros de uma equipa.
A sua interface é inteligível e possui funcionalidades em tudo semelhantes às descritas anteriormente, como a gestão de tarefas, a produção de relatórios e a calendarização de atividades. Esta ferramenta pode ser usada gratuitamente durante 60 dias.
Conheça melhor a Basecamp no site oficial.
Microsoft Project
Esta é uma das mais antigas e famosas plataformas de gestão de projetos e recursos. Através dela, o utilizador pode acompanhar as atividades da sua equipa e criar relatórios pormenorizados. Todas as suas funcionalidades contribuem para uma melhor gestão e, logo, para um aumento da produção em quantidade e em qualidade.
Conheça melhor o Microsoft Project no site oficial.
When I Work
Esta plataforma permite não só a calendarização de tarefas, como o controlo das horas trabalhadas por cada funcionário. A ferramenta dispõe de uma versão para smartphone que permite até que os funcionários registem a sua entrada ao serviço. Esta é uma ferramenta em crescimento e cujos criadores prometem expandir em breve as suas funcionalidades.
Conheça melhor a When I Work no site oficial.
IDoneThis
Esta plataforma é como um gestor dos relatórios e das atividades feitos diariamente pela sua equipa de trabalho. Uma das suas funcionalidades mais populares é o e-mail que, no final do dia, sintetiza tudo o que foi feito nessa jornada de trabalho. É possível acompanhar as tarefas concluídas, assim como as que estão em atraso. Interessado? Pode experimentá-la gratuitamente durante três dias.
Conheça melhor a IDoneThis no site oficial.
Teamwork Projects
Esta plataforma de gestão de tarefas e projetos permite, igualmente, atribuir e acompanhar o desenvolvimento das atividades da sua equipa. É possível trabalhar vários projetos ao mesmo tempo, através de cronogramas e relatórios. Assim como outras ferramentas, tem a funcionalidade de trocar mensagens e de anexar ficheiros.
Conheça a Teamwork Projects no site oficial.
MeisterTask
Esta plataforma é parente de uma outra, a MindMeister da Google. Trta-se de um sistema de gestão de projetos que permite a atribuição de tarefas e o seu acompanhamento através de cronogramas e relatórios. É possível sincronizar tudo na app e, ainda, trocar mensagens e anexar ficheiros.
Conheça melhor a MeisterTask no site oficial.
Hitask
Esta plataforma possui uma interface muito simples, assente em módulos e separadores que permitem organizar de forma muito prática e fácil todas as tarefas e atividades que a sua equipa tem a desempenhar. Com esta ferramenta, pode calendarizar atividades, definir prioridades, comunicar via mensagem e o melhor é que pode sincronizar tudo através das apps móveis.
Conheça melhor a Hitask no site oficial.
Easynote
Esta é a plataforma mais indicada para quem procura uma ferramenta gratuita, básica e funcional. Nela pode atribuir tarefas, calendarizar, receber notificações, tudo de uma forma muito intuitiva e prática.
Conheça melhor a Easynote no site oficial.
Fonte: Saldo Positivo.pt/15/9/2020
