Tal como qualquer outra competência, aprender a delegar tarefas também é possível. Continue a ler e saiba como conseguir com as nossas dicas.
A sua equipa não faz o que lhe pede? O mais provável é que não saiba delegar. Talvez acredite que pode realizar mais rapidamente uma tarefa do que “perder tempo” a explicar como se faz. Mas, se essa tarefa é para ser feita regularmente, já viu o tempo que perde só porque não quer delegar? Esqueça o dito popular “quem quer, faz e quem não quer, manda”, é tempo de aprender a delegar e nós vamos dizer-lhe como o fazer.
Ser líder de equipa, empresário ou ter outra qualquer posição com autoridade semelhante são posições com extrema importância. Delegar será sempre a chave principal para maximizar a sua produtividade e cumprir prazos apertados ou grandes volumes de trabalho. O problema é que muitos empresários e líderes não sabem delegar de forma eficaz ou não estão dispostos a fazê-lo, a menos que seja absolutamente necessário.
Delegar tarefas é uma competência que, como qualquer outra, pode ser aprendida e aprimorada ao longo do tempo. Coloque em prática as seguintes estratégias e veja a eficiência da sua equipa a aumentar.
APRENDER A DELEGAR: 7 ESTRATÉGIAS PARA DELEGAR MELHOR E FAZER MAIS
- APRENDA A DESPRENDER-SE
O maior problema dos novos chefes e líderes é a incapacidade de entregar o seu próprio trabalho a outros. Às vezes, estão tão dedicados a concluir o seu próprio trabalho que se recusam a deixar que outras pessoas ajudem. Outras vezes, temem que ninguém tenha as capacidades e competências necessárias para executar o trabalho com eficiência.
Seja qual for o caso, a prioridade deve ser aprender a entregar. Comece com pequenos passos, delegando apenas as tarefas mais pequenas e aumente gradualmente. Conheça melhor a sua equipa e melhore a confiança entre si e seus colegas de trabalho. Saiba que, eventualmente, terá que desprender-se do seu trabalho se pretende que a sua equipa seja bem sucedida.
- ESTABELEÇA UM SISTEMA DE PRIORIDADES
Como parte do processo de entrega, comece a desenvolver um sistema de prioridades para tarefas. Naturalmente, esse sistema irá variar com base na especialização, setor e tipos de tarefas que costuma gerir.
Pode criar, pelo menos, quatro categorias de tarefas de acordo com o grau de esforço e grau de competências exigidos. A categoria mais qualificada deve conter as suas tarefas, as categorias menos qualificadas podem ser atribuídas a outros elementos da equipa.
O grau de esforço também indica quais as tarefas mais importantes a delegar, por exemplo, dar a outra pessoa a responsabilidade de uma tarefa de grande esforço e poucas competências, vai economizar muito tempo.
Estabelecer um sistema de prioridades, vai ajudar a perceber qual a natureza das suas tarefas e a aprender a delegar com eficiência.
- TENHA ATENÇÃO AOS PONTOS FORTES DOS ELEMENTOS DA SUA EQUIPA
Como líder, terá que aprender as subtilezas dos seus companheiros de equipa. Deve conhecer os pontos fortes e os pontos fracos de cada indivíduo, incluindo o atual e o potencial leque de competências. Ao delegar, observe a sua equipa e atribua tarefas a quem tiver o maior número de competências relevantes para essa tarefa. Parece uma atitude óbvia, mas muitos líderes delegam a quem tem menos trabalho ou à pessoa que está mais perto.
Também é importante ser consistente. Por exemplo, delegar o mesmo tipo de tarefas ao mesmo indivíduo, aumentará a aptidão desse elemento para essas tarefas.
- DÊ SEMPRE INSTRUÇÕES.
Mesmo que o processo pareça óbvio para si, inclua as instruções em cada tarefa que delegar. Se tiver preferências específicas sobre como a tarefa deverá ser executada, inclua essa informação. Se tem um prazo rigoroso ou metas que precisa atingir, seja claro sobre isso.
A inclusão de detalhes e instruções diretas desde o início evitará a maioria das falhas de comunicação e permitirá que as tarefas sejam executadas de forma eficaz. É uma estratégia pro-ativa que será apreciada pela equipa e por si.
- NÃO TENHA MEDO DE ENSINAR
A falta de alguém na sua equipa com capacidade para executar uma determinada tarefa da sua lista de obrigações, não significa que o trabalho não possa ser delegado. A maioria das competências pode ser aprendida – algumas mais facilmente que outras, é certo – por isso, não tenha medo de ensinar. Encare este ensinamento como parte do processo de delegar.
Embora a atribuição das suas tarefas possa gastar mais tempo do que poupar, escolha um elemento da equipa e considere um investimento. Ao transferir estas capacidades, estará abrindo a porta para atribuir todas as tarefas semelhantes a essa pessoa no futuro, recuperando assim o tempo que gastou a ensinar.
- CONFIE, MAS VERIFIQUE
Assim que uma tarefa é delegada, confie no seu colega de equipa para executá-la pelos seus próprios meios. Isso irá permitir que a pessoa lidere o trabalho da maneira que considerar melhor. No entanto, não tenha medo de ocasionalmente intervir e verificar se a tarefa está a evoluir conforme o planeado. Por exemplo, se entregou uma tarefa há uma semana e esta deve ser entregue no dia seguinte, confie que o seu colaborador está em cima do assunto, mas envie um e-mail de verificação rápido para garantir que não houve nenhum obstáculo na conclusão do trabalho.
Assim, irá transmitir mais confiança e respeito à sua equipa e evitar interrupções desnecessárias durante a realização da tarefa.
- FEEDBACK PARA MELHORAR A DELEGAÇÃO NO FUTURO
O feedback é a parte mais importante do processo de delegação e funciona nos dois sentidos. Se a sua equipa atingiu os resultados previstos com a tarefa que designou, faça-o saber publicamente, agradecendo e elogiando genuinamente. Se ficaram aquém, não tenha medo de fazer críticas construtivas. Por outro lado, convide ainda a sua equipa a partilhar os seus pensamentos sobre a sua delegação de tarefas, também vai ajudá-lo a aprender a delegar.
Fonte: e-konomista.pt, 5/12/2018
