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Os 10 erros mais comuns das empresas com o RGPD

in Notícias Gerais
Criado em 30 julho 2018

Veja os dez erros mais frequentemente cometidos pelas empresas e departamentos de Recursos Humanos.

O novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) entrou em vigor a 25 de maio de 2018 e levou a várias mudanças nas empresas. Várias organizações tiveram de se adaptar e mudar a forma como gerem os dados e as informações, sob pena de serem multadas.

Este regulamento visa uniformizar práticas de privacidade entre os vários Estados membros da União Europeia. Vai substituir a diretiva e lei de proteção de dados, que regia o tema da privacidade até aqui e que permitia que cada Estado adaptasse um conjunto de práticas à sua legislação. O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) está há dois anos a ser testado e está a ser aplicado há dois meses.

Apesar de já ter sido introduzido há mais de 60 dias, há empresas que continuam a cometer alguns erros. A Seresco, empresa multinacional especializada no fornecimento de soluções tecnológicas e de transformação digital das empresas, analisou, através da sua área de Processamento Salarial e Recursos Humanos, os dez erros mais frequentemente cometidos pelas empresas e departamentos de Recursos Humanos.

1 - O reenvio do currículo

É frequente que se receba no email de trabalho o currículo de amigos ou conhecidos. É também frequente que se reencaminhe o documento ao departamento de Recursos Humanos. Com o novo RGPD, o mais correto e legal é fornecer o e-mail dos Recursos Humanos para que o CV seja enviado diretamente ao departamento.

2 - Manter um currículo após o processo de seleção ter terminado

Os currículos impressos devem ser destruídos assim que o processo de seleção esteja finalizado. Ainda assim, estes podem ser mantidos no formato eletrónico. O tempo que se tem para manter um currículo está ligado à finalidade do tratamento do mesmo. Se se recebe o currículo para um processo de seleção, este pode ser mantido durante o decorrer do processo. No caso de uma candidatura espontânea, o prazo de conservação do currículo pode ser maior, desde que se informe o interessado e se garanta que os dados estão atualizados.

3 - Não registar entrada e saída de dispositivos de armazenamento

Os dispositivos de armazenamento de informação como CD, DVD ou USB são uma ferramenta fundamental para muitas empresas onde, por vezes, armazenamos informações confidenciais. O RGPD requer novas exigências de segurança, e é aconselhado que se encripte a informação quando guardada neste tipo de armazenamento.

4 - Deixar o escritório com o ecrã do computador ligado

O computador ou portátil de trabalho armazena, informação muito sensível que deve ser protegida em todos os momentos, mesmo quando não se está fora do escritório. Para isso, deve-se sempre terminar a sessão aquando do fim do turno de trabalho e protegê-la com uma password.É habitual que, nas empresas, se adopte políticas de bloqueio de sessão após um tempo curto de inatividade, de forma a adicionar uma camada de segurança. É também desaconselhado que se deixe os telemóveis abandonados em lugares públicos, mesmo que estes locais ainda façam parte do local de trabalho, como uma sala de reuniões, por exemplo. Todos os dispositivos que armazenem informação sensível devem estar protegidos.

5 - Deixar documentos com informação confidencial na mesa de trabalho

Deixar documentos com informação confidencial na mesa de trabalho é também um erro, pois aumenta a possibilidade destes serem lidos por outras pessoas. Após o fim do dia, o posto de trabalho deverá ser deixado sem documentos com informação confidencial.

6 - Deixar algum documento confidencial na impressora ou scanner

Devemos evitar deixar documentos confidenciais na impressora ou scanner do local de trabalho mais tempo que o estritamente necessário. É habitual nas empresas existir uma área de impressão com acesso restrito, assim como sistemas de digitalização que evitam o uso de pastas partilhadas na rede, enviando o documento para o e-mail do usuário.

7  - Arquivar a informação sensível em dispositivos removíveis

É recomendado que, na necessidade de armazenar informação confidencial em dispositivos removíveis, estes sejam encriptados. Para além dos dispositivos removíveis, devemos também encriptar as pastas ou informação contida no dispositivo.

8 - Não etiquetar os dispositivos removíveis com informação confidencial

Os dispositivos, quer sejam em formato CD, DVD ou USB, que contenham informação protegida, devem estar etiquetados.

9- Não armazenar os dispositivos sob bloqueio ou acesso restrito

 Ao terminar o trabalho nestes dispositivos removíveis, o seu armazenamento é fundamental para proteger a informação sensível. Estes devem ser armazenados num gabinete trancado e com acesso restrito a pessoal autorizado na gestão desses dados.

10 - Não encriptar os e-mails que contém dados pessoais ou informação confidencial

Às vezes é necessário enviar e-mails que contêm informação sensível ou dados pessoais. Para uma maior proteção e adaptação ao novo RGPD, deve-se assinar digitalmente e encriptar todos os e-mails enviados que contenham informação confidencial. Para garantir a adaptação a este regulamento, “é importante conduzir uma análise de riscos a partir da qual derivam as medidas de segurança a adoptar,” afirma Reyes Palomares, responsável pela Área de Processamento Salarial e Recursos Humanos. “Algumas iniciativas como a formação e sensibilização dos colaboradores podem ser importantes para evitar violações inadvertidas de regulamentos.”

 

Fonte: dinheirovivo.pt, 30/7/2018