Saiba quais os passos para implementar um sistema de conciliação e reconciliação bancária na sua empresa.
Se existe uma área da empresa que não pode ser descurada, essa área é a da gestão da tesouraria. Além de garantir o equilíbrio ideal entre os recebimentos de clientes e os pagamentos a fornecedores, permitindo assim a liquidez necessária para a sobrevivência da empresa, a tesouraria engloba outros procedimentos de grande responsabilidade e minúcia, a começar pela conciliação e reconciliação bancária.
O que à partida parece apenas uma simples tarefa de conferir os extratos enviados pelo banco para a empresa é, na prática, um complexo processo de “ajustamento entre os movimentos registados no extrato bancário e os movimentos registados no extrato contabilístico, expurgando as diferenças entre estas duas realidades, tendo em vista a obtenção de um saldo reconciliado igual”, como define a Câmara dos Técnicos Oficiais de Contas, num artigo publicado no Jornal de Negócios.
Para começar, e para que a conciliação e reconciliação bancária sejam possíveis de efetuar, diz a Lei Geral Tributária que é obrigatório que todas as empresas, ou seja todos os sujeitos passivos de IRC e de IRS com contabilidade organizada possuam pelo menos uma conta bancária que deverá ser utilizada em movimento relacionados com a atividade empresarial (entradas e saídas de valores monetários). Desta forma, tudo ficará registado e será mais fácil comparar os extratos bancários com os registos contabilísticos internos.
Saiba então quais os passos para implementar um sistema de conciliação e reconciliação bancária na sua empresa.
O que é a conciliação bancária?
Todas as empresas realizam transações financeiras no seu dia-a-dia como pagamentos, recebimentos, transferências, investimentos, entre outros. Dependendo do volume destas transações, muitas vezes os saldos bancários demonstrados pela contabilidade da empresa podem não refletir com exatidão a sua posição financeira real naquele momento. Desta forma, a conciliação bancária é o processo de comparar e harmonizar os extratos bancários com os controlos contabilísticos internos da empresa, com o objetivo fazer equivaler os registos da contabilidade aos valores disponíveis nas contas bancárias da empresa.
Com que periodicidade deve se feita a conciliação bancária?
Uma conciliação realizada diariamente ou semanalmente permite que os saldos estejam sempre em conformidade com os saldos reais que a empresa possui e assim evita que as decisões sejam tomadas com base em valores distorcidos da realidade financeira da entidade. No entanto, esta operação pode ser realizada mensalmente.
Conciliação bancária passo a passo:
Passo 1
Para começar, é necessário perceber quantas contas bancárias existem na empresa, identificá-las separadamente. Dependendo do tamanho da empresa e da sua atividade, poderão existir diversas contas bancárias, cada uma delas com um objetivo diferente e todas devem ser conciliadas.
Passo 2
A empresa deve ter um documento de conciliação para controlo contabilístico (folha de cálculo, tipo Excel) onde sejam registados todos os movimentos de entradas e saídas financeiras. Como exemplos de movimentações financeiras podemos ter pagamentos a fornecedores, recebimentos de clientes, pagamento de empréstimos as banco, pagamento de salários dos funcionários, impostos, entre muitos outros. Para cada conta bancária é necessário um documento próprio. Apesar de muitas empresas utilizarem um ‘software’ próprio e certificado para esta conciliação bancária automática, podem continuar a surgir alguns desfasamentos entre os extratos bancário e contabilístico. É sempre conveniente conferir todos os movimentos manualmente.
Passo 3
Com os documentos bancários e contabilísticos a postos poderá então conferir os saldos totais, para ver se batem certo. Imprima todos os extratos bancários com a posição final do período temporal que deseja conferir (dia, semana, mês ou trimestre), sem esquecer nenhuma das contas, mesmo as que não são movimentadas mas permanecem ativas. Da mesma forma, imprima o extrato contabilístico referente ao mesmo período analisado ou consulte o mesmo através do computador, na sua versão digital. Compare lançamento a lançamento, de um lado e do outro, e assinale aqueles que estão corretos, ou seja, conciliados. Não se esqueça de conferir se a data e os valores são os mesmos. Quanto aos movimentos que não têm equivalência, devem ser assinalados para reconciliação posterior.
Passo 4
No decorrer do processo de conciliação bancária, poderá encontrar movimentos que não estão devidamente lançados, gerando divergências. Estas divergências podem ocorrer por diversos motivos e é importante que cada uma delas seja apurada e registada adequadamente. Perante cada irregularidade deve ser apurado e pesquisado o seu motivo e também a sua origem, de forma a evitar novos erros no futuro. De seguida, devem ser corrigidas as diferenças no extrato contabilístico, para que todos os lançamentos estejam refletidos e o saldo seja idêntico. No final da conciliação de todos os extratos da empresa, deve justificar as diferenças entre os saldos (bancário e contabilístico).
Como fazer?
- Comece por analisar o saldo bancário.
- Adicione as saídas que ainda não estejam justificadas por respetivos documentos na contabilidade.
- Da mesma forma, retire as entradas no extrato bancário que ainda não estejam justificadas por respetivos documentos na contabilidade.
- No documento contabilístico, efetue o mesmo procedimento, mas com natureza inversa.
- No final destas operações, partindo do saldo bancário devemos obter o saldo contabilístico. A conciliação estará feita e a diferença de saldos justificada.
Exemplo: A empresa X passou um cheque ao fornecedor e enviou por correio, logo na contabilidade foi lançado o pagamento, mas o mesmo ainda não surge registado no extrato bancário. Este valor deve ser somado ao saldo bancário.
Passo 5
Após cada processo de conciliação deve reunir os documentos originais de cada lançamento (faturas, recibos, entre outros) e anexar aos extratos em ordem crescente (do primeiro ao último dia de cada mês). Arquive numa pasta e no fim do mês envie para a contabilidade: todos os comprovativos de pagamentos; extratos bancários da empresa; e as conciliações efetuadas nesse período.
Fonte: saldopositivo.cgd.pt, 17/12/14
