O que é o código único de documento - ATCUD?
O código único de documento (ATCUD) é um código que permite identificar univocamente um documento, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada. O ATCUD, conforme definido no art.º 3º da Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, resulta da concatenação do código de validação atribuído à série com o n.º sequencial do documento dentro dessa série.
Como se processa a comunicação de séries documentais?
Cada emitente deverá comunicar, por cada tipo de documento e meio de processamento, as séries que pretende utilizar, de modo a obter um código de validação com o qual irá ser composto o respetivo ATCUD.
Por exemplo, se comunicar uma série para utilizar num programa de faturação na emissão de Faturas Simplificadas irá receber um código de validação. Caso pretenda utilizar uma série para a emissão de Notas de Crédito, terá que efetuar a comunicação desta série para este tipo de documento, ao qual será atribuído um código de validação da série distinto.
Quais os documentos em que deve constar o código único de documento (ATCUD)? Também é obrigatório para os recibos e para as notas de encomenda?
O Decreto-Lei n.º 28/2019 determina que o código único de documento (ATCUD) deve constar nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes. Igualmente define que são documentos fiscalmente relevantes, os documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação, que sejam suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, nos quais se incluem as notas de encomenda. Desta forma, não está excluído nenhum tipo de documento, devendo ser comunicadas todas as séries documentais por tipo de documento fiscalmente relevante em uso.
Para quem emite documentos no Portal das Finanças, é necessária a comunicação das séries documentais?
Nos documentos emitidos no Portal das Finanças a comunicação será automática, sendo atribuído o código de validação da série e incluído o respetivo código único do documento (ATCUD).
Um sujeito passivo com volume de negócios anual inferior a (euro) 50 000, no regime simplificado, e como tal, podendo faturar com recurso a outro meio eletrónico, nomeadamente máquina registadora, terminal eletrónico ou balança eletrónica, está obrigado a inserir o código único de documento (ATCUD) e o código QR nos documentos que emite ou está dispensado dessa obrigação?
As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos por qualquer meio de processamento como, por exemplo, as máquinas registadoras, têm de exibir o código único de documento (ATCUD), devendo ser inserido pelo respetivo programa ou equipamento, independentemente do volume de negócios ou regime de tributação do emitente. O código QR apenas é exigível a documentos emitidos por programas informáticos de faturação certificados.
Quando devo comunicar uma série para obter o código de validação? Quanto tempo demora a obter o código por parte da AT?
A série deve ser comunicada para obtenção do respetivo código de validação antes do início de utilização da série. A AT disponibilizará o código de validação da série logo após a comunicação da respetiva série. Independentemente do meio de processamento utilizado, o código de validação tem de ser associado à respetiva série antes da emissão de documentos.
Como identifico a série que está a ser usada atualmente para a emissão de documentos de forma a proceder à sua comunicação à AT para obter o seu código de validação?
A identificação única do documento tem de constar obrigatoriamente nos documentos emitidos. Nos programas de faturação, esta identificação é composta sequencialmente pelos seguintes elementos: o código interno do tipo de documento, um espaço, o identificador da série do documento, uma barra (/) e o número sequencial desse documento dentro dessa série. Por exemplo, em “FT SERIE/000001”, a série corresponde ao conjunto de carateres “SERIE”. No caso de documentos pré-impressos em tipografia autorizada, a série corresponde ao conjunto de carateres sem espaços imediatamente antes da barra (/).
O código de validação a atribuir à serie pode ser apenas um por cada identificador de série para os diferentes tipos de documento?
Não. O código de validação a atribuir à serie é específico para cada conjunto composto pelo identificador de série e pelo tipo de documento.
Por exemplo se for utilizado identificador de série “ABCD” nas Faturas e Notas de Crédito, terão que ser solicitados dois códigos de validação distintos, de modo a gerar sempre códigos únicos de documento (ATCUD) distintos.
É possível obter vários códigos de validação de série para o mesmo tipo de documento?
Desde que o identificador da série documental seja distinto, é possível obter, por motivos comerciais, vários códigos de validação de série para o mesmo tipo de documento.
Obtive os códigos de validação das séries através do Portal das Finanças, o que tenho de fazer agora?
O código de validação da série, para o tipo de documento a que diz respeito, deve ser associado à respetiva série, num campo próprio de configuração da série no programa ou outro meio eletrónico. O meio de processamento utilizado só pode permitir processar documentos numa série após a associação do respetivo código de validação.
Em dezembro de 2021 irei comunicar uma série que pretendo manter em utilização. Como devo preencher a data prevista de início da utilização da série?
Na comunicação de séries em utilização, a data prevista de início da utilização da série deve ser a data da comunicação. Deve comunicar o identificador da série do documento e o tipo de documento relativamente à série que pretende manter em utilização, indicando o último número já utilizado no momento da comunicação, em vez do início da numeração sequencial a utilizar na série.
Quais as implicações se indicar uma data prevista de utilização da série e emitir o primeiro documento antes dessa data?
A data prevista de utilização da série é apenas indicativa de que a série ainda não está em uso. Caso sejam emitidos documentos usando o código de validação da série com data de emissão inferior à data prevista de utilização da série, não é necessário comunicar à AT qualquer atualização da data de início.
Por motivos comerciais, posso usar séries plurianuais. Tenho de as comunicar todos os anos?
A comunicação de um identificador da série por tipo de documento só pode ser efetuada uma vez. Assim, uma série e respetivo código de validação pode ser utilizada durante mais do que um ano, desde que seja mantida a respetiva numeração sequencial ao longo da sua utilização.
Quero utilizar a mesma série no próximo ano, posso reiniciar a numeração, mantendo o mesmo código de validação da série?
Não é possível reiniciar a numeração sequencial de uma série já utilizada. Acresce que os programas informáticos, ou outro meio eletrónico, devem impedir a reinicialização da numeração sequencial de uma série com código de validação da série já atribuído.
A mesma série e respetivo código de validação só pode ser utilizada em mais do que um ano (plurianual) desde que seja garantida a numeração sequencial ao longo dos vários anos, sem ser reiniciada.
Caso pretenda reiniciar a numeração anualmente, terão de ser utilizadas séries distintas, por exemplo referenciando o ano na série (por exemplo A2021; A2022; A2023…)
Caso uma determinada série, que tenha sido comunicada e obtido o respetivo código de validação, seja descontinuada quer seja por erro quer por opção do utilizador, sendo essa série substituída por outra, é necessário solicitar um novo código de validação para a nova série ou poderá ser utilizado o código da série descontinuada?
Um código de validação de série não poderá ser reutilizado, não é possível criar uma nova série com um identificador anteriormente já utilizado no mesmo tipo de documento, nem reiniciar a sua numeração.
Assim, sempre que for criada uma série documental terá que ser comunicada e obtido um novo código de validação de série que não poderá ser reutilizado para outra série ou tipo de documento.
Os códigos de validação da série têm prazo de validade? Podem ocorrer situações em que a data prevista para a utilização da referida série venha a ser adiada?
Os códigos de validação da série não têm prazo de validade, embora esteja prevista a possibilidade de os sujeitos passivos comunicarem o fim da utilização da série, de forma a facilitar a gestão das séries em utilização. A data prevista de utilização da série é de caracter informativo, tratando-se apenas de uma previsão.
Sou obrigado a comunicar a finalização da série?
A comunicação de finalização de uma série não constitui uma obrigação. Trata-se de uma funcionalidade disponibilizada no sentido de apoiar os sujeitos passivos, na visualização e gestão das séries em uso e das finalizadas. Permite ainda adequar a apresentação da informação no Portal das Finanças, nomeadamente para maior usabilidade. Constitui igualmente um controlo adicional de segurança no caso de utilização indevida, inclusive por terceiros, de um código de validação de série que já não está em uso.
Para a finalização de uma série é solicitado o último número de sequência do documento usado? Qual é o número pretendido?
Na comunicação da finalização da série é solicitado o número do último documento efetivamente emitido, e não uma previsão de qual será esse número no momento da finalização. Neste sentido, não devem ser emitidos documentos de uma série após comunicar a sua finalização.
Em que momento deve ser aposto o código único de documento (ATCUD) nos documentos?
Nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deve constar um código único de documento (ATCUD) aposto, no momento da emissão do documento, pelo programa informático ou outro meio eletrónico, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas. Em documentos pré-impressos em tipografia autorizada, deve estar impresso pela tipografia autorizada.
O documento tem mais de uma página, onde deve ser mencionado o código único de documento (ATCUD)?
Nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, o código único de documento (ATCUD) deve constar em todas as páginas dentro dos limites de impressão de cada uma.
Sem prejuízo do supracitado, quando o documento for emitido em programa informático certificado, o ATCUD da página em que constar o código QR deve posicionar-se imediatamente acima deste.
O que acontece a uma fatura que tenha sido indevidamente aposto o código único de documento (ATCUD)? Implica a anulação de fatura e emissão de nova fatura ou pode-se apenas reimprimir com o ATCUD correto?
Com a obrigatoriedade do código único de documento (ATCUD) constar nas faturas, os meios de processamento deverão dispor de mecanismos que impeçam que um documento seja gerado sem o respetivo código de validação de série, de modo a permitir gerar um ATCUD válido.
Caso por uma anomalia no funcionamento tal se verifique, não é possível que seja alterada qualquer informação fiscalmente relevante. A impressão de uma 2.ª via de um documento deve preservar o seu conteúdo original. Desta forma, o documento pode ser anulado desde que não haja sido entregue o original do documento ao destinatário antes da anulação.
Em alternativa pode ser emitido documento retificativo de fatura e emitida nova fatura.
Emiti um documento com o código de validação da série que não correspondia ao tipo de documento para o qual foi solicitado, o que tenho de fazer agora?
O código de validação da série não pode ser editado ou removido da configuração de uma série, após ser emitido um documento com esse código. Em caso de utilização incorreta do código de validação da série, deve encerrar a série e pode comunicar a finalização da série através do Portal das Finanças ou do webservice disponibilizado.
Necessito de comunicar as séries dos documentos emitidos no modo de formação (treino)?
Sim, os documentos emitidos em modo de formação devem ser emitidos em série específica, que deve ser comunicada, indicando que se trata de uma série de formação.
O programa informático que utilizo permite a integração de documentos processados manualmente em impressos emitidos em tipografias autorizadas, nos casos de inoperacionalidade do programa. Existe obrigatoriedade de comunicar as séries documentais para recolha destes documentos?
Sim. A integração de faturas ou outros documentos fiscalmente relevantes processados manualmente, deve realizar-se no programa informático em série específica, de periodicidade anual ou superior e com numeração sequencial própria. Assim, deve comunicar esta série, indicando que se trata de uma série de recuperação.
O programa informático que uso permite a integração de documentos através de duplicados que não integram a cópia de segurança (backup). Existe obrigatoriedade de comunicar as séries documentais para recolha dos documentos integrados?
Sim. A integração de faturas ou outros documentos fiscalmente relevantes, através de duplicados que não integram a cópia de segurança, deve realizar-se no programa informático em série específica anual e com numeração sequencial própria. Assim, deve comunicar esta série, indicando que se trata de uma série de recuperação.
No programa informático de faturação possuo séries de recuperação quer de documentos manuais pré-impressos em tipografia quer de duplicados que não integram a cópia de segurança. Na geração do SAF-T (PT) com que informação deve ser preenchido o elemento ATCUD: com o da série informática de recuperação ou com o dos documentos integrados?
O elemento ATCUD da estrutura do SAF-T (PT) deve ser preenchido com o código único de documento (ATCUD) da série informática de recuperação.
Exibo as faturas bem como os pedidos que os clientes efetuam e que lhes estiveram na origem num suporte digital (tablet). O código único de documento (ATCUD) e o código QR também deverão ser exibidos aquando da disponibilização do documento no tablet ou apenas se o cliente solicitar a sua impressão?
O código único de documento (ATCUD) e o código QR têm que estar visíveis e ser garantida a sua perfeita legibilidade, independentemente do suporte utilizado para exibição ao respetivo destinatário.
A Portaria nº 195/2020 refere que o código de validação da série a atribuir pela AT é composto por uma cadeia de carateres, com um comprimento mínimo de oito (8) carateres. Existe um comprimento máximo definido? Existe um formato definido para este código?
Não existe um tamanho máximo para o código de validação de série. Enquanto não se esgotarem todas as combinações possíveis dos carateres que compõem a cadeia de carateres, não é expectável que se ultrapasse esse comprimento. Desta forma, mesmo que haja a necessidade de incrementar o seu tamanho com a introdução de mais um carater, uma cadeia de 9 ou 10 carateres introduz um valor significativo de novas combinações possíveis.
Alerta-se que este comprimento se refere apenas ao código de validação da série e não ao comprimento total do código único de documento (ATCUD), que terá um hífen acrescido da sequência numérica, de acordo com o formato estabelecido no artigo 3.º da referida Portaria n.º 195/2020.
Relativamente ao formato, o código é alfanumérico, com consoantes maiúsculas e algarismos (excluindo o zero “0” e um “1”). É desejável que os meios de processamento implementem validações que previnam erros de digitação na inserção manual do código na configuração das séries, nas situações em que o código seja obtido manualmente no Portal das Finanças.
Sou um produtor de programa de faturação, como posso testar os desenvolvimentos informáticos para comunicar as séries, obter o respetivo código de validação das série e inclusão de ATCUD?
A AT disponibiliza um webservice de teste, para os produtores de programas de faturação poderem testar os seus programas a nível da comunicação das séries, utilização dos códigos e emissão de documentos. Os códigos disponibilizados em ambiente de testes são iniciados por “AA”, pelo que são códigos apenas válidos em ambiente de testes, não podendo ser utilizados para a emissão de documentos de faturação reais.
Nos termos do n.º 15 do artigo 29.º do CIVA, utilizo autofaturação para a elaboração das faturas como adquirente dos bens de cortiça, madeira, pinhas e pinhões com casca localizadas no território nacional, desperdícios, resíduos e sucatas recicláveis. Não sendo exigido acordo prévio ou prova de que o transmitente dos bens tomou conhecimento da emissão da fatura e aceitou o seu conteúdo, tenho de ter uma série documental distinta para cada transmitente dos bens? Quem tem de comunicar a série?
Nas situações enquadradas no âmbito do número 15.º do artigo 29.º do CIVA, quando o transmitente ou prestador não é sujeito passivo ou se encontre sujeito a IVA pela prática de uma só operação tributável, trata-se de uma situação de exceção em que a obrigação de emissão recai sobre o adquirente, pelo que, a comunicação das séries para obtenção do respetivo código de validação deverá ser efetuada pelo emitente (cliente), devendo os documentos ser emitidos de forma sequencial dentro da série, mesmo que relativos a operações com diferentes fornecedores. Neste caso, o sujeito passivo adquirente deve comunicar as séries que utiliza para a emissão de autofaturas, que terá que ser distinta das que utiliza no âmbito da sua faturação normal.
Contratei um terceiro que elabora a faturação em meu nome e por minha conta. Quem tem de comunicar a série à AT para obter o respetivo código de validação?
Recai sobre o sujeito passivo a obrigação de comunicação das séries documentais a utilizar por cada tipo de documento. O sujeito passivo deve informar o prestador de serviços, responsável pela elaboração das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, quais as séries e respetivos códigos de validação a ser utilizados.
Esta comunicação poderá igualmente ser efetuada via webservice com recurso a um sub-utilizador do sujeito passivo, com permissão para comunicação de séries e obtenção de código de validação.
Emito documentos pré-impressos em tipografia autorizada, como posso obter o código de validação da série que compõe o ATCUD?
Deve requisitar à tipografia autorizada contratada a elaboração dos documentos indicando a informação usual, nomeadamente, identificando a série que pretende usar, assim como o número do primeiro documento e a quantidade de documentos a imprimir, ou em alternativa à quantidade, o número do último documento a imprimir. Será a tipografia autorizada que comunicará, através do Portal das Finanças, a série e a numeração dos documentos para obtenção do código de validação de série a constar no ATCUD a incluir na impressão dos referidos documentos.
Os documentos podem incluir o código único de documento (ATCUD) antes de 01/01/2023?
Sim, os documentos podem incluir o ATCUD antes de 01/01/2023. Podem ser comunicadas as séries em utilização em 2022 e obtidos os respetivos códigos de validação de modo a passar a incluir o respetivo ATCUD nos documentos, bem como, comunicar em 2022 as séries que pretendem utilizar em 2023, de forma aos sistemas estarem preparados para a emissão de documentos no dia 01 de janeiro de 2023.
Tenho documentos pré-impressos em tipografia autorizada que não mencionam o código único de documento (ATCUD), até quando posso utilizá-los?
Os documentos pré-impressos adquiridos em tipografia autorizada sem o código único de documento (ATCUD) podem ser utilizados até ao dia 31 de dezembro de 2022.
O código único de documento (ATCUD) é obrigatoriamente precedido da expressão «ATCUD»? O número sequencial do documento inclui o identificador da série?
O código único de documento (ATCUD) é composto pelo código de validação da série, um hífen (-) e sequência de caracteres numéricos. No entanto, na sua impressão, é exibido no formato «ATCUD:CodigodeValidação-NumeroSequencial». Por exemplo, se um determinado documento emitido informaticamente possui a seguinte identificação única do documento “ABC BNH/4561”, tendo sido atribuído à série “BNH” o código de validação da série “TES123TE”, o ATCUD será “TES123TE-4561” e a sua exibição no documento será “ATCUD:TES123TE-4561” (sem aspas). Porém, na geração do código QR ou do SAF-T (PT), nos campos relativos ao ATCUD somente deverá constar “TES123TE-4561”.
Como posso comunicar as séries documentais e obter o respetivo código de validação a incluir no código único de documento (ATCUD)?
A AT disponibiliza dois mecanismos distintos para a comunicação das séries e obtenção do respetivo código de validação, de forma manual via Portal das Finanças ou de forma aplicacional com a utilização de webservice.
Utilizo o procedimento de autofaturação, com acordo prévio com o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços, para a elaboração das faturas como adquirente ou destinatário dos bens ou dos serviços. Tenho de comunicar uma série documental distinta para cada o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços com quem tenho acordo? Quem comunica as séries e obtém os respetivos códigos de validação?
Os documentos emitidos devem cumprir os requisitos definidos para o tipo de documento em causa, nomeadamente, devem ser datados e numerados sequencialmente. Para efeitos do cumprimento do requisito da emissão sequencial da faturação, o adquirente deve distinguir as séries utilizadas na emissão de faturas elaboradas ao abrigo do procedimento de autofaturação de quaisquer outras que utilize. Após o registo da existência de acordo de autofaturação por parte do sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços, o adquirente pode comunicar as séries e obter os respetivos códigos de validação a utilizar no processamento de documentos de faturação no âmbito desse acordo. Devem ser utilizadas séries distintas para cada acordo existente, ou seja, o adquirente deve efetuar comunicações distintas por cada sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços com quem tenha autofaturação, obtendo os respetivos códigos de validação, de modo a que constem ATCUD diferenciados nos documentos de faturação.
Tenho um acordo de autofaturação com o meu fornecedor. No âmbito deste acordo, o que é necessário para comunicar as séries para elaboração de autofaturas?
Para proceder à comunicação das séries é necessário: 1. Na funcionalidade “Comunicação de Séries de autofaturação com acordo” existente no Portal das Finanças, o fornecedor informa a existência do acordo com a identificação do NIF do adquirente e a indicação da “data de início da autorização” de comunicação das séries. De notar que a “data de início de autorização” não é necessariamente a data em que o acordo foi celebrado entre as partes, mas a data após a qual podem ser comunicadas as séries pelo adquirente no âmbito do acordo. 2. Na mesma funcionalidade, o adquirente comunica as séries com a indicação do NIF do fornecedor que registou a existência de acordo. Esta comunicação só pode ser efetuada em data igual ou superior à que foi autorizada pelo fornecedor.
Para efetuar a comunicação das séries documentais de autofaturação sem acordo prévio, a funcionalidade existente no Portal das Finanças solicita o enquadramento legal. Qual o enquadramento que devo selecionar e qual a diferença entre eles?
Deve selecionar “Alínea i) do nº1 do art.º 2.º do CIVA - Setor de desperdícios, resíduos, sucatas recicláveis” quando seja um sujeito passivo adquirente dos bens ou dos serviços mencionados no Anexo E ao Código do IVA cujo transmitente ou prestador não seja sujeito passivo. Deve selecionar “Alínea m) do nº 1 do art.º 2.º do CIVA - Adquirentes de cortiça, madeira, pinhas e pinhões com casca” quando seja um sujeito passivo adquirente destes bens cujo transmitente não seja sujeito passivo ou se encontre sujeito a IVA pela prática de uma só operação tributável.
Trabalho no setor da madeira e emito autofaturas em nome dos vendedores pelas aquisições de madeira. Posso utilizar a mesma série para todas as faturas ou tenho de ter uma série para cada fornecedor?
Nos termos do n.º 15 do artigo 29.º do CIVA, quando o transmitente ou prestador que não seja sujeito passivo ou se encontre sujeito a IVA pela prática de uma só operação tributável, a obrigação de emissão de fatura é do adquirente. Assim, poderá ser utilizada a mesma série de autofaturação sem acordo prévio para diferentes fornecedores. No entanto, caso desenvolva atividade simultaneamente no âmbito das alíneas i) e m) do n.º 1 do artigo 2.º do CIVA, deverão ser utilizadas séries distintas para cada uma das atividades, de acordo com o enquadramento legal indicado no registo das séries.
Quais são os carateres aceites na construção de uma série documental?
O identificador da série do documento não pode conter mais de 35 carateres, onde não podem constar carateres que violem o esquema de validação associado ao SAF-T (PT) ou possam ser interpretados como operadores de XML. Os carateres que compõem o identificador da série devem ser identicamente representáveis tanto na codificação UTF-8 como em Windows-1252, para garantir a interoperabilidade de sistemas e evitar problemas de conversão. Neste sentido, são aceites os carateres:
[A-Z] - Letras maiúsculas (não inclui carateres acentuados nem o “Ç”);
[a-z] - Letras minúsculas (não inclui carateres acentuados nem o “ç”);
[0-9] - Números de 0 a 9;
[._-] - Ponto, sublinhado e traço (referidos a seguir como separadores).
Acrescenta-se ainda que não é possível utilizar:
- um separador no início e/ou no fim;
- dois ou mais separadores consecutivos;
- séries com identificador iniciado por “AT” – são reservadas para atribuição aos emitentes de documentos nos programas disponibilizados pela AT.
Os documentos fiscalmente relevantes impressos em tipografia autorizada necessitam de Código QR?
Não. O Código QR deve constar obrigatoriamente nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes emitidos por programas certificados pela AT.
Um condomínio que não exerça qualquer atividade para efeitos de IVA, não tendo como tal de iniciar a atividade, está obrigado à aposição de código único de documento (ATCUD) nos recibos relativos à quota dos condóminos?
Não. As entidades que não exercem qualquer atividade para efeitos de IVA, não estão sujeitas às disposições do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que regula as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes. Assim, as entidades que não sejam sujeitos passivos de IVA, podem utilizar documentos (recibos) sem a comunicação prévia das séries e sem código único de documento (ATCUD) e, no caso dos documentos impressos em tipografia, sem necessidade de cumprimento do disposto no artigo 16.º do referido Decreto-Lei.
Como podem as tipografias autorizadas obter o código único de documento (ATCUD) para inserção nos documentos fiscalmente relevantes que imprimem para os seus clientes, sujeitos passivos de IVA?
Para obter o código único de documento (ATCUD), as tipografias autorizadas devem efetuar a comunicação prevista no n.º 4 do artigo 16.º do DL 28/2019, de 15 de fevereiro, no Portal das Finanças em “Comunicar Séries e Gamas para Impressão”, que substitui a comunicação efetuada no portal e-Fatura.
Um condomínio que se encontre registado pelo exercício de uma qualquer atividade em sede de IVA, está obrigado à aposição de código único de documento (ATCUD) nos recibos relativos à quota dos condóminos?
Sim. Todos os sujeitos passivos de IVA, quer exerçam atividade tributada, quer isenta, estão obrigados à aposição código único de documento (ATCUD) nos documentos fiscalmente relevantes que emitam.
Face à definição do que se considera um documento fiscalmente relevante, como pode a tipografia autorizada identificá-lo?
Em princípio, todos os documentos requisitados nos termos do artigo 16.º do DL 28/2019 por um adquirente utilizador que seja sujeito passivo de IVA devem ser considerados documentos fiscalmente relevantes. São, assim, documentos fiscalmente relevantes as faturas, as faturas simplificadas, as faturas-recibo, os documentos retificativos de fatura (notas de débito e de crédito), os recibos, os documentos de transporte e quaisquer outros documentos emitidos que pelas suas características sejam ou possam ser apresentados ao cliente para conferência de bens ou de prestação de serviços deles constantes, independentemente da sua denominação e de virem a titular, ou não, transações de bens ou serviços. Acresce que, de acordo com o n.º 1 do artigo 16.º do DL n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, a requisição efetuada pelo adquirente utilizador, deve conter todos os elementos necessários para que a tipografia possa efetuar a correta comunicação à AT.
Os documentos vulgarmente designados como “CMR”, sejam os constantes da Deliberação n.º 813/2020, de 20 de agosto, do Instituto da Mobilidade e dos Transportes, I. P ou os documentos de transporte internacional utilizados pelos transitários, estão sujeitos à aposição de código único de documento (ATCUD)?
Não. Nas situações previstas no n.º 2 do artigo 3.º do Regime de Bens em Circulação, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho, para a emissão de documentos que consubstanciem contratos de transporte rodoviários de mercadorias por conta de outrem, no âmbito da Deliberação n.º 813/2020, de 20 de agosto, do Instituto da Mobilidade e dos Transportes, I. P., incluindo o modelo de declaração de expedição adotado para efeitos da Convenção Relativa ao Contrato de Transporte Internacional de Mercadorias por Estrada (CMR), estão excluídos da obrigação de comunicação de séries e aposição do código único de documento (ATCUD). Esta exclusão não abrange os documentos de transporte emitidos no âmbito do supracitado Regime de Bens em Circulação ou outro documento previsto no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que sejam emitidos em alternativa aos supracitados documentos.
Existe uma dimensão mínima de letra para a aposição do código único de documento (ATCUD) nos documentos pré-impressos em tipografia autorizada?
Não. No entanto, deve ser garantida a sua legibilidade dos documentos pré-impressos.
Existe uma localização obrigatória para a aposição do código único de documento (ATCUD) nos documentos pré-impressos em tipografia autorizada?
Não. Por questões de acessibilidade intuitiva será preferível que este seja colocado perto do número do próprio documento, devendo ser evitadas as margens do documento, principalmente se destacáveis, mas não existe uma localização obrigatória no documento.
Nos documentos pré-impressos em tipografia autorizada a série tem que ser identificada em conjunto com a numeração do documento? E quando o é, existe um símbolo de separação obrigatório ou uma sequência obrigatória entre série e número?
Todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes pré-impressos em tipografia autorizada têm que ter uma série “convenientemente referenciada” e uma numeração sequencial. A série pode ser identificada de forma separada da numeração, por exemplo, para uma fatura, “Série: A n.º: 1234”, ou identificada em conjunto, “Fatura n.º: A/1234”, seguindo a estrutura prevista no SAF-T (PT) para os programas de faturação. Este formato, com o identificador da série do documento (no exemplo, “A”), antes da barra (/) que antecede o número sequencial desse documento dentro dessa série, consta na generalidade dos documentos emitidos por ser uma imposição legal para os programas de faturação. Qualquer outra forma de apresentação que não identifique de forma clara e inequívoca a série, não cumpre a obrigação legal de que a identificação das séries deve ser “convenientemente referenciada”.
Nos documentos pré-impressos em tipografia autorizada, para produzir um novo livro na mesma série tem de ser efetuada uma nova comunicação e ter um novo código de validação?
Para cada requisição efetuada pelo adquirente utilizador, a tipografia autorizada tem de efetuar uma nova comunicação, registando os elementos relativos a essa requisição, sendo devolvido o respetivo código de validação. Caso seja uma nova gama para o mesmo identificador de série e tipo de documento previamente comunicada, o código de validação de série devolvido será o mesmo, sendo validada a coerência da sequência numérica com as comunicações anteriores. No entanto, caso o identificador de série for o mesmo, mas o tipo documento for distinto, por exemplo tinha sido comunicado faturas “A/1” a “A/50”, se for comunicado os recibos “A/1” a A/50”, será devolvido um novo código de validação de série, de modo a gerar códigos únicos de documento (ATCUD) distintos.
Como se efetua a comunicação pela tipografias das séries para documentos pré-impressos de autofaturação sem acordo prévio, por exemplo, para um adquirente de madeira?
No registo da série, no campo “Tipo de Série” deverá indicar “Autofaturação sem Acordo”, após o que, ficará disponível um novo campo “Enquadramento” em que deverá indicar qual o enquadramento que permite o registo da série de autofaturação sem acordo prévio. No caso concreto do adquirente de madeira, deve selecionar “Alínea m) do nº 1 do art.º 2.º do CIVA - Adquirentes de cortiça, madeira, pinhas e pinhões com casca” quando o respetivo transmitente se encontre sujeito a IVA pela prática de uma só operação tributável.
Fonte: info.portaldasfinancas.gov.pt
