Eis um pequeno resumo do que os líderes podem fazer nas organizações de maneira a prepará-las para a era digital e para o trabalho remoto, garantindo o seu crescimento, produtividade e rentabilidade.

Durante as últimas semanas, são muitas as pessoas que falam sobre teletrabalho e de como gerir as equipas usando este modelo. No entanto, poucos se focam em como gerir a própria empresa de forma remota.

Gerir equipas quando uma empresa passar a ter os seus colaboradores em modo remoto pode ser algo complicado quando se começa, mas penso que é algo que é facilmente aprendido. O verdadeiro desafio está em gerir uma empresa em que os colaboradores estão espalhados pelo globo. Aí sim, colocam-se várias questões: como é que garantimos que a empresa está completamente alinhada quando trabalhamos em teletrabalho? Como é que priorizamos as iniciativas de negócio de maneira a garantirmos sempre o melhor retorno do investimento? Como garantimos que a produtividade não cai? Como garantimos que a comunicação flui dentro da empresa?

Partilho algumas dicas:

• Definir e comunicar a visão e os objectivos estratégicos

Tudo começa por ter uma visão forte do que a empresa quer atingir durantes os próximos 3-5 anos. Isto é uma peça fundamental. Tendo esta visão definida, é igualmente importante definir quais os 4-5 objectivos anuais que a empresa se comprometeu a atingir. Isto vai dar uma visão próxima do que tem de ser feito durante os próximos 12 meses.

A parte final é a definição de objectivos trimestrais que tem de ser atingidos durante o trimestre corrente. Isto dá uma flexibilidade fantástica à empresa, ou seja, mesmo em modo remoto, consegue adaptar-se rapidamente a qualquer mudança no mercado sem nunca perder a ligação à visão macro do que tem de ser atingido.

• Traduzir a estratégia em entregas diárias

Tendo a visão e os objectivos estratégicos definidos, o próximo passo é traduzir a estratégia em entregas diárias. Para ajudar neste passo, é possível ir buscar ideias às práticas de Agile Software Development.  Isto traduz-se de uma forma simples: a empresa organiza o seu trabalho em ciclos de duas semanas e, no início de cada ciclo, a equipa executiva e cada nível junta-se e define o que tem de ser feito durante as próximas duas semanas, nunca perdendo o foco com os objetivos trimestrais. No final dessas duas semanas, cada nível deve comunicar o que atingiu como equipa e fazer uma pequena retrospectiva de como o trabalho decorreu, analisando dificuldades ou algo que correu bem e que deva ser repetido.

Esta prática já é utilizada ao nível das equipas de software, mas aqui sugiro aos líderes aplicarem esta prática a todos os níveis organizacionais. Quando aplicadas estas ideias, qualquer pessoa, seja em remoto ou fisicamente, sabe como está a contribuir para os objectivos trimestrais, percebe como isso ajudar nos objectivos anuais, que por si ligam à estratégia da empresa a 3-5 anos.

• Definir bem o custo de oportunidade

Definir a estratégia e garantir que toda a empresa está alinhada é só o primeiro passo. Outro factor que precisa de ser considerado, pelo seu impacto elevado, é saber o “custo da oportunidade”. A maioria das empresas não tem uma maneira prática de calcular o custo de oportunidade, ou seja, não tem ideia de quanto perdem por se atrasarem várias semanas ou meses em pôr algo no mercado ou do quanto ganham ou perdem quando trabalham o produto A em vez do produto B.

Pegando num exemplo concreto, em 2017, trabalhei num banco onde este passo foi importantíssimo. Na altura do escândalo dos papéis do Panamá, o banco não tinha ideia de onde começar, tudo era importante. Começámos então por calcular as multas que o banco teria de pagar à União Europeia e a trabalhar nos projectos que o levaria pagar as multas mais pesadas. Isto foi fundamental para poder priorizar o que tinha de ser feito durante os próximos meses.

• Implementar um processo de rápida resolução de problemas organizacionais

Todos nós já trabalhámos em empresas onde não conseguimos resolver os problemas por nós próprios e precisamos de ajuda de outros colaboradores, sendo que, muitas das vezes, essa ajuda tem de vir de pessoas com cargos superiores. Infelizmente, muitas das nossas empresas estão presas pela parte política da organização, por isso temos de criar a transparência necessária para que os problemas sejam resolvidos mais rapidamente.

O truque está em criar uma coligação entre executivos e as pessoas que tem os problemas. Esta abordagem ajuda a criar um ambiente de colaboração e de transparência com os líderes das organizações. Para um líder que realmente quer criar uma empresa de sucesso isto pode ser uma grande solução.

Fonte: hrportugal.sapo.pt, 27/5/2020