Seja no emprego ou na vida pessoal, é crucial que não fuja ao estipulado. Por isso, trazemos-lhe um conjunto de dicas para cumprir prazos e impressionar.
O trabalho parece aumentar a cada minuto, há colegas de férias e o tempo não estica. O prazo é apertado e tem mesmo de terminar aquele relatório e a apresentação Powerpoint para a reunião do dia seguinte. Certamente que este cenário lhe parece bastante familiar e conseguirá aplicá-lo também a episódios da sua vida pessoal. Por isso, ficar a conhecer as melhores dicas para cumprir prazos pode ser uma valiosa ajuda para impressionar quem o rodeia (especialmente o chefe).
No fundo, todos sabemos que nem sempre é fácil assegurar o máximo de produtividade, mas com pequenos esforços conseguirá observar verdadeiras mudanças na forma como trabalho e no tempo que demora a concluir cada tarefa.
Deixe de parte os atrasos na entrega dos pedidos que lhe chegam e tome nota dos passos que deverá seguir para garantir que ninguém terá necessidade de o chamar a atenção acerca dos prazos calendarizados.
5 DICAS PARA CUMPRIR PRAZOS QUE DEVE LEVAR PARA A VIDA
No meio dos dias apressados e de uma agenda totalmente lotada a todos os níveis é fácil perder o fio à meada e deixar escapar alguns prazos. Por vezes, poderá até julgar que é algo natural no meio da rotina e que não tem importância.
Contudo, deve evitar que este tipo de falhas se tornem um hábito de tal forma que já não se esforça. Pense: os seus atrasos, muito provavelmente, afetam a rotina e o trabalho de outras pessoas. Por outro lado, é também prejudicial para a sua reputação profissional e para os resultados da empresa. Neste sentido, é de bom tom dar o seu máximo para não ignorar o calendário e para não comprometer a sua produtividade.
Ora, para colocar um ponto final a este tipo de situações (ou não permitir sequer que venham a acontecer) trazemos-lhe um conjunto de dicas para cumprir prazos que deve aplicar ao longo da sua vida.
- ELIMINAR AS FONTES DE DISTRAÇÃO
Bom, não é novidade que é muito fácil distrair-se quando está a trabalhar, especialmente se já estiver cansado. De facto, se nos distrairmos de uma tarefa que obriga a uma maior concentração devido ao detalhe vamos demorar cerca de 20 minutos a recuperar a atenção a 100%.
Numa era em que estamos constantemente conectados com os outros e temos acesso a tantas aplicações e redes sociais não admira que tenhamos alguma dificuldade em “desligar”. Assim, o ideal mesmo é que desligue a internet ou procure uma sala sem ligação wifi para garantir que não perde o foco. Uma boa ideia será também retirar da sua secretária todas as revistas e contas para pagar, por exemplo.
- DEFINIR PRIORIDADES
Esqueça aquela ideia de que tudo é urgente e tudo é uma prioridade porque essa não é uma tática viável e só conseguirá enlouquecer. Um dos aspetos mais importantes ao longo da sua carreira será definir prioridades e, com certeza, por esta altura já deve ter percebido isso.
Deve começar pela tarefa mais importante para não deixar escapar um prazo verdadeiramente relevante. Claro está que isto requer alguma organização, pelo que pode começar por listar tudo aquilo que tem por fazer e ir avançando de acordo com essa lista. À medida que o trabalho for aparecendo feito o stress será eliminado e sentir-se-á orgulhoso dos resultados.
- ACORDAR PRAZOS CONCRETIZÁVEIS
A tendência será sempre querer fazer tudo no mínimo tempo possível para impressionar chefe e colegas. No entanto, tem de ser realista e compreender que este cenário é uma receita para a desgraça. Neste sentido, sempre que depender de si, tem de estabelecer prazos de entrega concretizáveis.
Isto significa que deverá exigir alguma flexibilidade na entrega às pessoas envolvidas no projeto, pois de outra forma arrisca-se a desapontar todos com o seu incumprimento do calendário. Uma boa ideia é dar sempre alguma folga ao tempo estimado: se pensa que consegue terminar determinada tarefa numa hora então o melhor é contar com 1 hora e meia ou 2 horas para poder lidar com qualquer eventualidade, e ainda faz o brilharete de terminar mais cedo.
- CRIAR ROTINAS
Uma das melhores dicas para cumprir prazos é mesmo criar rotinas. Vai ganhar bastante tempo e poupar energia se criar um sistema de trabalho que facilite a concretização de todas as tarefas, uma vez que será mais fácil cumprir objetivos e organizar as suas responsabilidades.
As tarefas diárias devem ser despachadas em primeiro lugar para que o restante tempo esteja livre para qualquer trabalho que surja. Pode também agilizar determinados procedimentos criando modelos de respostas por email ou configurando pagamentos automáticos.
- UTILIZAR UM SISTEMA DE RECOMPENSAS
Pode parecer estranho mas recorrer a um sistema de recompensas influenciará a sua produtividade e trará resultados positivos. Ainda que esteja a cumprir com a sua obrigação, quando trabalha arduamente é uma boa tática motivar-se com uma recompensa futura.
Fonte: e-konomista.pt, 10/8/2019
