É necessário guardar faturas, mesmo depois de validadas para efeitos de IRS? E por quanto tempo? Neste artigo, explicamos tudo o que precisa de saber.
O talão do supermercado, a fatura do telemóvel novo, o recibo da farmácia… Quando se apercebe, a carteira e as gavetas de casa estão cheias de talões, certo? E, embora o primeiro impulso seja deitar tudo fora, a verdade é que não é aconselhável livrar-se das faturas tão facilmente.
O segredo para uma "papelada" bem organizada é saber o que deve realmente guardar e durante quanto tempo. Por exemplo, talvez não precise de guardar as faturas das compras de mercearia, mas se comprar um eletrodoméstico novo, é conveniente manter a fatura, pois pode ser necessário apresentá-la caso queira acionar a garantia ou trocar o produto.
Primeiro, e independentemente da compra, é importante lembrar-se de pedir sempre fatura com o número de contribuinte associado. Além de permitir deduzir as despesas na declaração de IRS, este simples gesto traz-lhe outros benefícios fiscais: pode receber 15% do IVA em despesas com passes mensais, alojamento, restauração ou oficinas e ainda pode ser incluído no sorteio da "Fatura da Sorte", onde os contribuintes têm a oportunidade de ganhar Certificados do Tesouro.
Em seguida, é importante saber que, dependendo da finalidade, existem diferentes recomendações sobre o que fazer com as faturas. Todas as faturas que solicita com NIF e que entram automaticamente no portal e-Fatura podem ser descartadas. No entanto, se precisar de inserir alguma fatura manualmente, deve guardar o comprovativo durante quatro anos.
Quanto às restantes faturas, relacionadas com pagamentos de serviços, compras ou para efeitos de garantia, o tempo que deve mantê-las depende da categoria do produto ou serviço adquirido, com prazos que variam entre seis meses e cinco anos.
Durante quanto tempo deve guardar faturas?
- 6 meses
Deve guardar as faturas dos serviços essenciais como água, luz, gás e telecomunicações durante seis meses, uma vez que este é o prazo que as empresas têm para cobrar os consumos efetuados.
Se forem cobrados consumos com mais de meio ano, saiba que, segundo a Lei dos Serviços Públicos, não tem de os pagar.
Este prazo de seis meses também é o mínimo aconselhado para guardar faturas de alimentação e alojamento.
- 1 ano
Guarde durante um ano as faturas de serviços e obras realizadas na sua casa, para as quais tenha contratado profissionais como canalizadores, pintores, eletricistas, pedreiros, etc. Esse é o prazo para poder reclamar em caso de defeito ou problema.
- 2 anos
Durante dois anos, deve guardar faturas relativas a serviços de assistência, manutenção e reparação automóvel, pois esse é o período de garantia e o tempo que tem para apresentar uma reclamação.
Deve também conservar durante dois anos as faturas emitidas por profissionais liberais, como médicos, advogados, arquitetos ou contabilistas, pois as dívidas a esses profissionais prescrevem após este período.
- 3 anos
Guarde durante três anos as faturas de bens móveis, como eletrodomésticos, telemóveis ou mobiliário. Este é o prazo que, normalmente, corresponde à garantia.
Caso tenha feito uma extensão da garantia, também deve guardar esse comprovativo.
No caso de bens usados, os três anos podem ser reduzidos para 18 meses, caso haja acordo entre as partes. Neste caso, apenas deve guardar a fatura pelo período que durar a garantia.
Também deve guardar durante três anos as faturas de despesas com saúde, pois este é o prazo que as instituições públicas têm para reclamar dívidas. Assim, guarde os comprovativos de pagamento para provar que as despesas foram efetuadas.
- 4 anos
Como já foi referido, deve guardar todas as faturas inseridas manualmente no portal e-Fatura durante quatro anos. Até ao final deste prazo, as Finanças podem realizar uma inspeção tributária e pedir-lhe para comprovar as despesas.
Também deve conservar durante este período os comprovativos de pagamento do Imposto Único de Circulação.
- 5 a 10 anos
Guarde os comprovativos de pagamento de rendas e de condomínio durante cinco anos.
Se for proprietário de um imóvel, deve manter as faturas dos serviços de empreitada durante cinco ou 10 anos, dependendo do tipo de intervenção: para defeitos relativos a elementos construtivos não estruturais ou a instalações técnicas, o prazo é de cinco anos; para defeitos que afetem elementos construtivos estruturais, o prazo é de 10 anos.
E quanto às empresas?
Para as empresas, os prazos são bastante mais longos: as faturas relacionadas com o apuramento de IVA devem ser guardadas durante 10 anos e os documentos de suporte ao IRC devem ser conservados por 12 anos.
Dicas para guardar faturas
Com o tempo, os talões e recibos tendem a acumular-se, por isso é essencial definir uma estratégia para conservar todas as faturas.
Se preferir a técnica "à moda antiga", ou seja, guardar as faturas em papel, arranje uma pasta de arquivo – de preferência uma por ano – e organize-a com separadores por categorias: despesas de saúde, educação, carro, casa, água, luz, garantias, entre outras.
De tempos a tempos, e de acordo com os prazos mencionados, pode rever as faturas guardadas e deitar fora as que já não são relevantes.
Outra opção é digitalizar as faturas ou tirar fotografias (especialmente importante no caso dos talões, que com o tempo perdem tinta). Depois, transfira-as para o computador e arquive-as no local mais conveniente: na cloud, num disco externo ou numa pasta no próprio computador. Pode organizar da mesma forma que faria com as pastas de arquivo: guardando por ano e, depois, por categorias.
Fonte: contasconnosco.cofidis.pt
