O subsídio de transporte é uma compensação da empresa por custos incorridos com deslocações dos seus colaboradores. Podem ser pagas deslocações em automóvel (próprio ou de aluguer), em veículo motorizado, que não automóvel, ou em veículos públicos. As empresas e os beneficiários podem estar, ou não, isentos de tributação.

Valor por quilómetro

O subsídio de transporte é calculado por quilómetro percorrido. Considera ainda o tipo de veículo ou, no caso de veículo de aluguer, o número de colaboradores que o utilizam.

À data do presente artigo, não há alterações nos valores do subsídio de transporte para 2023. Os valores mantêm-se e são os seguintes:

Quem tem direito a subsídio de transporte?

O subsídio de transporte é obrigatório para os funcionários do setor público. O subsídio de transporte também se pode aplicar a funcionários do setor privado, se a empresa assim o entender, ou por determinação de acordos coletivos de trabalho. E é igualmente utilizado.

Os valores que se aplicam ao setor público costumam servir de referência para o setor privado. No entanto, as empresas podem pagar um valor maior ou menor do que aquele que está fixado para os funcionários públicos.

Subsídio de transporte no IRS

O valor deste subsídio destina-se a compensar os colaboradores pelo uso de automóvel próprio ao serviço da empresa, ou por despesas incorridas, usando transportes públicos ou veículos de aluguer.

Não estão sujeitos a IRS, nem a contribuições para a Segurança Social, até ao limite dos quantitativos impostos para o setor público.

Ou seja, os valores de referência apresentados na tabela acima constituem os tetos máximos isentos de tributação na esfera do seu beneficiário, o colaborador. Se o subsídio pago pela empresa for superior, o colaborador apenas é tributado pelo excedente.

Tributação autónoma das ajudas de custo nas empresas

Nos termos do disposto no n.º 9 do art.º 88.º do CIRC, são tributados autonomamente, à taxa de 5 %, os encargos efetuados ou suportados relativos a ajudas de custo e à compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, na parte em que o trabalhador está isento de IRS.

Ou seja, se tais ajudas de custo não forem faturadas aos clientes, a empresa está sujeita a tributação autónoma (5%) na "parte em que o trabalhador não paga IRS".

Considerando que o trabalhador está isento de IRS se auferir de um subsídio até aos limites fixados para o setor público, a empresa que não fature aos clientes estes encargos, é tributada em 5% sobre os valores da tabela pública.

Exemplificando, para uma deslocação de um colaborador a um cliente, fora da sua região:

1. a) Se a empresa paga ao colaborador, o km percorrido em automóvel próprio a € 0,36, e não fatura ao cliente este encargo, esta despesa vai ser tributada em 5%. O colaborador está isento de IRS.
2. b) Se a empresa paga ao colaborador, o km percorrido a € 0,40, e não fatura ao cliente este encargo, vai ser tributada em 5% sobre os € 0,36 (a parte isenta para o colaborador). O colaborador apenas faz retenção de IRS sobre o diferencial entre € 0,40 e € 0,36.

Deste modo, todo o valor é tributado, ainda que de formas diferentes.

Acresce que, quando a ajuda de custo é faturada ao cliente, deve vir expressamente mencionada como tal (ou que conste de documentos anexos à faturação).

Em resumo, a empresa está sujeita a tributação autónoma à taxa de 5% sobre o subsídio de transporte:

• quando não faturar esses montantes aos clientes (no todo ou na parte em que não os fatura);
• sobre a parcela da ajuda de custo em que o trabalhador está isento de IRS.

As ajudas de custo são consideradas custo fiscal para as empresas?

Nos termos da alínea h) do n.º 1 do art.º 23.º - A do CIRC, não são dedutíveis para efeitos fiscais, as ajudas de custo e os encargos com a deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, sempre que a entidade patronal não possua, por cada pagamento efetuado, um mapa de controlo das deslocações. Exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário.

Ou seja, para a parte sobre a qual o trabalhador não paga IRS:

• mesmo que a empresa não fature aos clientes estes encargos, e desde que tenha um mapa de suporte, justificativo desses encargos, estes são considerados dedutíveis para efeitos fiscais;
• sempre que estas ajudas de custo sejam faturadas ao cliente (mesmo sem mapas de controlo), a empresa não está sujeita a tributação autónoma e a despesa é considerada custo fiscalmente aceite.

Para este efeito, a documentação de atribuição dos subsídios de transporte deverá referir que os mesmos são montantes facultados para dar resposta a deslocações ao serviço da entidade patronal, identificando:

• colaborador;
• data da deslocação;
• local de partida e de destino;
• motivo da deslocação;
• número de quilómetros;
• matrícula do veículo.

Como declarar o subsídio de transporte?

Qualquer ajuda de custo não é rendimento de trabalho dependente até aos valores de referência (limites legais apresentados na tabela acima para o caso do subsídio de transporte). Os valores que excedam esses limites legais, são tributados em sede de IRS como rendimentos da categoria A.

Nos meses em que ocorre o pagamento deste subsídio de transporte, esse valor deve constar dos recibos de remuneração. Deve fazer-se a distinção entre os montantes sujeitos a retenção na fonte de IRS e os montantes não sujeitos a retenção na fonte.

O mesmo se passa com a comunicação de remunerações à AT (Declaração Mensal de Remunerações) e com a declaração anual de IRS emitida pela entidade patronal e entregue ao colaborador.

Legislação

O Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, prevê a existência do subsídio de transporte, com a fixação dos respetivos valores na Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro. Posteriormente, os valores do subsídio de transporte foram reduzidos em 10% (artigo 4.º, n.º 4 do Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro). Desde então, não foram mais alterados.

O valor do subsídio de transporte, em caso de veículo motorizado que não automóvel, está previsto na Circular DGCI 19/93, de 20/08.

Fonte: economias.pt, 27/1/2023