Há regras a cumprir para organizar uma assembleia de condomínio.

Seja administrador ou condómino, é importante saber quais são.

A responsabilidade é geralmente do administrador, mas qualquer condómino pode, em certas circunstâncias, organizar uma assembleia de condomínio. Para que a reunião e as suas decisões sejam válidas do ponto de vista legal, há um conjunto de procedimentos, desde a convocatória até à ata, que é importante conhecer.

A nova lei do condomínio trouxe algumas mudanças a este propósito. Por isso, quer seja administrador ou condómino, fique a par de todas as regras para realizar uma assembleia de condóminos.

 

O que diz a Lei
As normas para administração das partes comuns do edifício constam do artigo 1431.º e seguintes do Código Civil.

A Lei 8/2022 que revê o regime da propriedade horizontal, trouxe novas regras para a administração de condomínios, nomeadamente as que estão relacionadas com deveres do administrador, marcação de assembleias e a realização de obras nas partes comuns do condomínio.

 

Quantas vezes deve ser feita a reunião de condomínio?

A lei diz que a assembleia de condóminos deve reunir, pelo menos uma vez por ano, na primeira quinzena de janeiro. O objetivo é que esse encontro sirva para discussão e aprovação das contas relativas ao ano anterior e aprovação orçamental das despesas para o ano corrente.

Esta data não é, contudo, obrigatória. A lei prevê que a reunião possa inclusive ocorrer no primeiro trimestre de cada ano, caso esta possibilidade exista no regulamento de condomínio ou resulte de uma deliberação aprovada pela maioria dos condóminos.

Se vai organizar uma assembleia de condomínio, é importante conhecer o regulamento do condomínio e ter em conta estas datas. As assembleias extraordinárias, destinadas a debater assuntos urgentes, podem ter lugar em qualquer altura.

A responsabilidade pela convocatória pertence ao administrador que pode ser uma empresa ou um dos condóminos. No entanto, os próprios condóminos podem convocar assembleias extraordinárias, desde que representem pelo menos 25% do capital investido, ou seja, 25 votos em percentagem ou 250 votos em permilagem.

Cada fração corresponde a uma percentagem ou permilagem do valor total do condomínio e é mediante esta percentagem ou permilagem que se define o número de votos atribuídos a cada condómino em assembleia geral de condomínio. Esta percentagem ou permilagem depende das características de cada fração (por exemplo, área ou utilização).

Para perceber qual a percentagem ou permilagem de cada condómino, pode consultar o título constitutivo do imóvel. A certidão do título constitutivo pode ser requerida na Conservatória do Registo Predial da área do prédio.

 

Como se faz a convocatória?

A convocatória deve ser feita por carta registada, enviada com 10 dias de antecedência.

Também pode ser enviada por email para os condóminos que tenham manifestado essa vontade numa reunião anterior. Nesse caso, o destinatário tem de enviar um aviso de receção, comprovando que a recebeu. A indicação do endereço eletrónico, assim como a vontade de receber as comunicações por esta via, devem ficar registadas em ata.

A convocatória deve conter o dia, hora e local da assembleia de condóminos, assim como os pontos a serem discutidos (ordem de trabalhos). Se existirem questões cuja aprovação dependa de unanimidade, há que o mencionar.

O último ponto da ordem de trabalhos é, geralmente, “outros assuntos do interesse dos condóminos”, dando oportunidade a que, na parte final da reunião, todos possam falar. Desta forma, evita-se que uma assembleia convocada para discutir e aprovar contas se desvie do seu objetivo principal.

Na convocatória podem ser anexados documentos relacionados com os temas em debate, assim como as contas ou orçamentos. Os condóminos têm tempo para analisar a documentação antes da reunião, o que pode ser importante para que a assembleia não se prolongue por demasiado tempo.

 

Quem deve ser convocado?

A convocatória deve ser enviada para todos os proprietários das frações autónomas do imóvel. Os proprietários que não residam no imóvel devem indicar à administração do condomínio a sua morada ou endereço de email, para que possam receber estas comunicações.

 

Tome Nota:
Uma fração autónoma é uma unidade independente, distinta e isolada, com saída própria para uma parte comum do prédio ou para a via pública. Pode ser um apartamento, uma loja ou um lugar de garagem.

Caso algum condómino não possa estar presente, pode fazer-se representar por outra pessoa. Para o efeito, deve passar uma procuração a quem o vai substituir. A procuração pode ser usada apenas para uma assembleia ou referir que se aplica também às reuniões que venham a decorrer depois.

 

Onde deve decorrer a assembleia de condóminos?

De acordo com as novas regras, a assembleia de condomínio pode decorrer de forma presencial, à distância ou em regime misto. No regime misto, alguns dos condóminos estão no local da reunião enquanto outros participam por videoconferência.

Se a reunião for presencial deve ter lugar na sala de condóminos ou noutra área comum, como as garagens ou átrio do prédio. 

A forma como se realiza (presencial, à distância ou em regime misto) é determinada pela administração do condomínio ou por vontade da maioria dos condóminos.

No caso de se realizar por videoconferência e algum dos participantes não dispuser de condições para usar esta tecnologia, desde que tenha dado conta dessa circunstância, a administração do condomínio deve assegurar-lhe os meios necessários. Se não o fizer, a assembleia terá de ser presencial.

 

Como decorre a reunião de condomínio?

No dia da assembleia, é importante que chegue com alguma antecedência e que prepare o material necessário, incluindo os documentos para análise.

Comece por registar as presenças para verificar se existe quórum. Isto é, se está garantido o número necessário de membros para que a assembleia possa reunir e deliberar. Na primeira convocatória, é exigido que os condóminos presentes representem mais de 50% da totalidade de votos.

Se à reunião não comparecer o número suficiente de condóminos para se obter vencimento (ou seja, mais de 50% dos votos), e não tiver sido logo fixada na convocatória uma outra data, pode convocar automaticamente uma nova reunião para uma semana depois, na mesma hora e local.

Nessa altura, as decisões já podem ser tomadas por maioria simples de votos dos condóminos presentes, desde que estes representem, pelo menos, um quarto do valor total do prédio. Nessa segunda reunião, as decisões já podem ser tomadas por maioria de votos dos condóminos presentes, desde que estes perfaçam, pelo menos, um quarto do valor total do prédio.

Se for possível garantir, no mesmo dia da primeira convocatória, a presença de condóminos que representem, pelo menos, um quarto do valor total do prédio, a reunião pode ser feita trinta minutos depois, no mesmo local.

 

Caso as propostas exijam unanimidade dos votos, só podem ser aprovadas se os condóminos presentes representarem, pelo menos, dois terços do capital investido. Os faltosos podem, ainda assim, pronunciar-se após a reunião.

As deliberações têm de ser obrigatoriamente comunicadas aos condóminos ausentes no prazo de 30 dias. Tal como aconteceu com a convocatória, a comunicação pode ser feita por carta registada com aviso de receção ou por correio eletrónico.

Depois disso, os condóminos têm 90 dias para comunicar, por escrito, se concordam ou não com as decisões. Caso não se pronunciem, o seu silêncio é considerado como uma aprovação.

Tome Nota:
Se um dos pontos em discussão estiver relacionado com obras extraordinárias ou de inovação (isto é, que beneficiem ou melhorem os espaços comuns de um condomínio), é obrigatório apresentar pelo menos três orçamentos diferentes.

 

Como redigir a ata da reunião?

É obrigatório registar, através de ata, um resumo do que ocorreu na assembleia de condóminos. Este documento deve indicar a data e o local da reunião, os condóminos presentes e ausentes, os assuntos apreciados, as decisões e as deliberações tomadas com o resultado de cada votação.

Deve ainda referir que a ata foi lida e aprovada. Este é um aspeto muito importante, dado que a eficácia das deliberações depende da aprovação da respetiva ata, independentemente de esta ter sido assinada pelos condóminos.

A ata deve ser redigida e assinada pelo administrador do condomínio ou por quem convocou a reunião e subscrita por todos os participantes. A assinatura pode ser escrita ou digital. Vale também como subscrição, uma declaração, enviada por email pelo condómino, para a administração – confirmando acordo com o conteúdo da ata.

Fonte: cgd.pt/Site/Saldo-Positivo, 9/12/2022